KPI betydning

Hvad er KPI?

KPI er en forkortelse af ’Key Performance Indicator’, hvilket referer til alle slags kvantitative målepunkter, der kan benyttes til at vurdere en given performance.

KPI’er bliver sat i en organisation eller i et team, for at kunne følge en udvikling i en given afdeling eller team, og for at kunne spore sig ind på hvad man lykkedes med, og hvad man skal arbejde på at forbedre.

Eksempler på hyppigt brugte KPI’er

• Salgsmål
• Omsætningsmål
• Besøgstal
• Antal henvendelser/leads
• Konverteringsrater
• CPA (anskaffelsesomkostninger pr. leads)
• CAC (anskaffelsesomkostninger pr. kunder)
• Churn rates (primært abonnementsforretninger)

KPI definition

En KPI er med andre ord et målbart målepunkt. En KPI skal altid kunne gøres op i en kvantitativ størrelse, netop for at man præcist kan vurdere, om man har nået sine mål eller ej.

Dog skal man huske på, at en KPI er en indikation på en performance ikke det fulde billede. En KPI bør altid holdes op imod en kvalitativ vurdering. F.eks. så kan et omsætningsmål ikke være opnået pga. sygdom, opsigelser, barsel, tab af en stor kunde og meget mere. Det kan sågar være fordi målet var sat for ambitiøst.

Tanker du bør gøre dig omkring KPI’er

• Hvad er det jeg gerne vil opnå?
• Hvem skal hjælpe med at opnå den?
• Er det nemt at måle på mine KPI’er?
• Passer mine KPI’er på mine medarbejderes virke?
• Er mine KPI’er til at forstå for den enkelte medarbejder?
• Har medarbejderne rent faktisk indflydelse på opnåelse af KPI’en?
• Har jeg nok data, til at min KPI er retvisende?
• Hvad ønsker jeg medarbejderne render efter?
• Hvilke negative udfald kan mine KPI’er have (f.eks. salgsmål kan få folk til at rende efter en kvantitet salg, i stedet for kvaliteten)?
• Hvordan og hvornår følger vi op på KPI’erne?

Hvad bør en KPI være?

En dygtig leder bør forstå, at man skal udvælge få overordnede KPI’er af gangen (2-3 stk.). Har man for mange målepunkter, risikerer man at medarbejdere løber efter forskellige målsætninger.

Det næste er at man forstår at KPI’er ikke bør være skåret i sten. I stedet bør de udvælges efter hvad det primære fokus i afdelingen eller teamet er for den kommende periode.

Man bør genoverveje ens KPI’er 2-3 gange i løbet af et år, for at sikre sig at man kigger på de metrikker, som rent faktisk svarer til den ændring man ønsker at se i organisationen.

Ønsker man at skalering, så skal skalere volumen af forretningen, så vælger man KPI’er som:

• Omsætning
• Antal nye kunder
• Antal leads (MQL/SQL)

Ønsker man at øge rentabiliteten af sin forretning, så kan man vælge KPI’er som:

• CAC
• CPA
• Konverteringsrater
• Kundefastholdelse (Churn rates)

Er dine KPI’er smarte?

Når du sætter KPI’er, så bør du altid vurdere, om de er benytter SMART-modellen.

• Specific -> Er målet specifikt defineret. Hvis målet ikke er specifikt og nemt at forstå, så bliver målet svært at løbe efter i en travl hverdag for den enkelte medarbejder.
• Measuarable -> Er målet rent faktisk målbart? Her tænker jeg ikke på, om man teoretisk kan måle på målsætningen, men nærmere om I har det tekniske setup og kompetencer, til nemt at spore på KPI’en.
• Achievable -> Er målet opnåeligt? Kan vi overhovedet nå målet med de ressourcer, budgetter og tidsrammen, som er afsat til opnå målet? Hvis ikke så vil KPI’en være decideret demotiverende for alle involveret.
• Realistic -> Er målet realistisk? Du må gerne have ambitiøse mål, men inden for en vis realisme. Er målet ikke realistisk, så er det nærmere en drøm end en KPI.
• Timely -> Hvad er tidsrammen for at opnå målet? Igen er tidsrammen realistisk for at opnå målet? Er tidsrammen for lang, så risikerer man, at målet bliver for svært at føle på for den enkelte medarbejder.

Hvad betyder KPI’er for din organisation?

KPI’er kan virke, som en fælles og tydelig retning – hvis de bruges korrekt.

Det vigtigste bogstav i KPI er nemlig I’et. HUSK på at en KPI blot er en indikation på en performance eller udvikling, og endda en arbitrær (vilkårlig/tilfældig) en af slagsen. Uden en kvalitativ vurdering af en KPI, så kan der blive trukket kortsigtede og måske decideret forkerte beslutninger.

Men fordi KPI’er er nemme at forstå og forholde sig til, så kan hurtigt blive en sovepude for ledelseslaget, hvor man baserer alle sine organisatoriske beslutninger på baggrund, af hvad ens kvantitative målpunkter (KPI’er) viser.

I stedet for at anskue en KPI binært, som i nåede vi målet ja eller nej – så bør de åbne op for kvalitative spørgsmål:

• Hvad lå der til grund til at vi nåede vores mål?
• Kan medarbejderne reelt set påvirke målet?
• Hvorfor nåede sælgeren ikke sit mål?
  • Er personen okay?
  • Har han/hun de bedste forudsætninger for at lykkedes?
• Var der eksterne faktorer, som spillede en rolle?
• Var der samfundsmæssige udviklinger, som spillede ind?
• Var der noget internt, som påvirkede en given KPI?

Og mange flere..

De kvalitative svar bør være den udslagsgivende faktor, når der skal træffes beslutninger ikke de kvantitative metrikker, de bør til gengæld virke som indikatorer for hvad man bør kigge mere ind i.